Centre de coûts

Dans une entreprise, il y a des hiérarchies différentes : le gérant de l'entreprise, le chef de service, le mécanicien, etc. Tout le monde n'a pas les mêmes privilèges au sein de la société.

La boutique en ligne Berner vous permet de créer automatiquement des utilisateurs et de leur fournir des autorisations différentes. Par exemple, vous pouvez affecter à un mécanicien de l'atelier un montant de commande à ne pas dépasser.

Vous pouvez également définir d'autres droits aux utilisateurs comme télécharger ou non les rapports ou les fiches de données de sécurité. Vous pouvez ajouter un autre utilisateur en lui donnant le droit ou pas de commander ou seulement de regarder les prix...

Qu’est ce qu’un centre de coûts et à quoi sert-il ?

Le centre de coûts est une fonctionnalité qui permet de maîtriser totalement son budget commandes et de rationaliser ses achats.

Lorsqu’une commande est passée, le montant de celle-ci se déduit automatiquement du budget alloué.

Quand il n’y a plus de budget, les commandes sont soumises à la validation de l’administrateur.

Créer un centre de coût

RAPPEL :

Afin de pouvoir gérer vos centres de coûts, vous devez au préalable contacter notre Hotline au 09-74-19-59-59 pour activer cette fonctionnalité.

- Une fois connecté, rendez-vous dans « Mon Berner »

- Cliquez sur « Gérer les centres de coûts » afin d’en créer un

- Cliquez sur « Nouveau centre de coûts »

Objets de coûts

- Retournez sur les centres de coût et cliquez sur « Objets de coûts »

- Un objet de coûts sert à identifier le type d’achat.

Exemples : commande, commande garage, commande Paul…

- Il est obligatoire de créer un objet de coûts qui sera rattaché au centre de coûts, sans quoi ce dernier ne fonctionne pas.

Motifs d’achats

- Retournez dans les centres de coûts et allez aux "motifs d’achats"

- Dans cette partie, vous pouvez enlever si besoin des motifs d’achats attribués par défaut

Paramètres généraux

- Retournez dans les centres de coûts et cliquez sur « Paramètres »

- Dans le champ "Gestion des centres de coûts", entrez KSM3. Cela autorise la gestion des centres de coûts, des objets de coûts, des motifs d'achats et des paramètres.

- Dans le champ "Utilisation du budget", entrez 0%.

Exemple : Si l’on renseigne 75%, cela signifie que lorsque le budget aura atteint 75% d’utilisation, les administrateurs recevront un mail les en informant. Il est possible de renseigner le % de votre choix. Si aucun % n’est renseigné, aucun mail n’est envoyé.

Au moment de la commande

I. Sélection en masse dans le cas où il y a plusieurs lignes dans la commande

- Sélectionner le centre de coûts, l’objet de coûts ainsi que le motif d’achats puis cliquer sur «OK».

II. Sélection du centre de coûts à la ligne

- Dans le cas où le centre de coûts, l’objet de coûts ou le motif d’achats n’est pas le même pour toutes les lignes. Il est possible d’ajouter un commentaire pour chaque ligne.